MES PRESTATIONS

Organisée, rigoureuse et engagée, je mets mon expertise au service des entreprises, des professionnels et des particuliers en tant que secrétaire indépendante et gestionnaire ADV (Administration Des Ventes) . Mon objectif est d’accompagner ceux qui ont besoin d’une gestion administrative efficace, qu’il s’agisse de simplifier le quotidien d’une entreprise ou d’aider les particuliers à faire face à la complexité des démarches administratives.

La discrétion et la confidentialité sont au cœur de mon engagement. Selon les besoins, j’établis un contrat de prestation de service incluant, si nécessaire, un engagement écrit de confidentialité sur mesure.

Expertise & Savoir-Faire

En tant que secrétaire indépendante et gestionnaire ADV (Administration Des Ventes) , j’interviens sur plusieurs aspects essentiels :

Pour les entreprises et professionnels : gestion administrative et comptable, rédaction de documents, facturation, suivi des paiements, gestion des litiges, relances sur les factures impayées (de la relance à la mise en demeure et transmission et suivi du dossier avec l’huissier) relation client, gestion commerciale.

Pour les particuliers : aide à la gestion des démarches administratives du quotidien, organisation et classement des documents, accompagnement pour les demandes en ligne et la gestion numérique des dossiers.

J’apporte méthode et efficacité à chaque mission, avec une approche humaine et adaptée aux besoins spécifiques de chacun.

Je vous accompagne au passage à la facture électronique !

Outils & Communication

Maîtrisant divers logiciels de gestion, de comptabilité, dans le bâtiment mais aussi dans l’immobilier, comme Pack Office, Fiducial, Sage, Batigest ou Apimo, je suis parfaitement équipée pour le télétravail et la gestion à distance.

Ceci étant dit, j’adore travailler chez mon client car le café avec l’équipe avant le départ sur les marchés, sur son chantier, la mise en caisse, ou la mise en rayon, et bien ce café là est le meilleur du monde.

Grâce à mon bilinguisme en espagnol et mon bon niveau intermédiaire en anglais (pratique sur les deux territoires pendant mes études), je facilite les échanges avec une clientèle internationale et j’assure une communication fluide et professionnelle dans toutes mes missions.

Grâce à l'intelligence artificielle et aux outils no-code, j’optimise mon temps de travail pour automatiser les tâches répétitives et me concentrer sur l’essentiel. Mon objectif : gagner en efficacité et en productivité pour mieux vous accompagner.

Marre de la paperasse ! Marre des appels inutiles !

Le particulier n'est donc pas en reste, et l'idée de venir en aide à cette catégorie de personnes a été l'une des premières motivations qui m'ont poussée à créer cette entreprise. Répondre aux attentes des particuliers : ces "oubliés du numérique". Mais pas seulement… il s'agit aussi de ceux qui ne sont pas équipés en informatique, de ceux qui manquent de confiance en leur expression écrite ou orale, de ceux qui pensent que les aides sont destinées aux autres et jamais à eux…

Le débordement administratif effraie autant le chef d'entreprise que le petit retraité, le jeune qui se lance, ou encore l'étudiant chargé de rédiger son rapport de stage ou sa thèse. Face à l'accumulation de courriers ou d'emails, à ces papiers qu'on hésite sans cesse à jeter (l'archivage et le classement), aux appels frauduleux nous annonçant chaque jour que nous sommes soit en situation d'illégalité, soit que nous avons gagné quelque chose, soit que Brad Pitt serait amoureux de nous mais sans argent et hospitalisé... Ces pertes de temps, qui entraînent parfois des pertes financières, conduisent tant le chef d'entreprise que le particulier à se retrouver dans une situation d'angoisse.

Mon rôle consiste donc à leur offrir une solution sur-mesure, leur permettant de gagner en sérénité tout en assurant un suivi rigoureux de leurs documents et obligations.

Engagement & Valeurs

Au-delà de mon activité professionnelle, je suis passionnée par le chant, une discipline qui demande rigueur et sensibilité, des qualités que j’applique également dans mon travail. Cette passion me permet de cultiver ma créativité et mon aisance relationnelle, des atouts essentiels dans mon métier.

Je crois en une approche structurée mais humaine du secrétariat et de la gestion : chaque dossier, chaque client, chaque projet mérite une attention particulière et un service de qualité.

Gestion commerciale, administrative et comptable

Le commerce et la vente ne sont pas mes premières passions, et pourtant, j’y excelle. Véritablement passionnée par cet univers, je ressens une grande satisfaction chaque fois qu’un devis est signé !

J’ai une aisance naturelle pour gérer les appels téléphoniques et prendre en charge les litiges.

Dès que je maîtrise un logiciel, je suis pleinement impliquée dans mon rôle, que ce soit par téléphone ou en face-à-face avec le client dans mon bureau. La clé de ma réussite ? Mon authenticité et surtout, ma capacité à m’adapter à chaque client, en étant honnête sur ce que je sais et ce que je ne sais pas. Je préfère être transparente plutôt que de jouer un rôle.

Pour réussir dans la vente, il faut avant tout inspirer confiance. Il est essentiel de choyer le client, de le comprendre et de le traiter comme on aimerait soi-même être traité. C’est une approche que j’ai à cœur, toujours à l’écoute et prête à me mettre à la place de l’autre.

L’audit a pris une part importante de ma carrière professionnelle mêlé au management :

Je pratique l’analyse approfondie et l’évaluation indépendante d’une organisation, d’un système, ou d’un processus tout comme une vitrine d’agence immobilière ! Mon rôle principal est d’examiner, de vérifier et de m’assurer que les pratiques, les processus ou les états financiers d’une entreprise respectent les normes, les règles et les lois en vigueur, tout en identifiant les éventuels risques ou améliorations possibles.

Je mets alors en place des tableurs, des check-lists, des trames de travail afin que le processus bien défini par la direction puisse être reproduit et entrainer un gain de temps, une productivité et surtout une fiabilité des chiffres.

Le management va s’appuyer sur mes chiffres et mes analyses, sur les chiffres de l’expert-comptable et va réajuster sa ligne de conduite. Il va même trouver des opportunités.

L’aide comptable

La pratique du secrétariat comptable n’a pas de secret pour moi, de l’enregistrement des pièces, à la déclaration de TVA mais la profession est très règlementée et strictement réservée au cabinet comptable ou expert comptables (diplômés) indépendants. Nous pouvons quand même étudier votre situation et envisager comment je peux m’occuper de vous à ce stade (quelques heures en tant que salariés, ou traitement sur le logiciel par le cabinet, ou en tant qu’opératrice de saisie…). Les secrétaires qui pourraient vous proposer cette mission sont hors la loi….

La gestion et l’administration des ventes

Je prends en charge l’ensemble des tâches administratives liées au processus de vente au sein d’une entreprise. Mon rôle est de soutenir l’équipe commerciale en assurant le bon déroulement des opérations administratives, de la prise de commande jusqu’à la livraison, en passant par le suivi des paiements et des facturations. Je veille à ce que les conditions de vente soient respectées et que les clients soient satisfaits.

Mes principales missions de gestionnaire administratif des ventes incluent :

  • Traitement des commandes : Je reçois, saisis et suis les commandes des clients, en veillant à leur conformité et à la bonne transmission des informations aux autres départements (logistique, production, etc.).
  • Gestion des devis et factures : J’élabore les devis en fonction des demandes des clients et assure la facturation après la livraison des produits ou services. Je vérifie également les conditions de paiement et les relances en cas de retard.
  • Suivi des stocks : Je peux être amenée à suivre les niveaux de stock, à vérifier la disponibilité des produits et à s’assurer que les commandes peuvent être honorées dans les délais.
  • Relation avec les clients : Je réponds aux questions des clients, gère les litiges ou réclamations, et assure un suivi post-vente pour garantir la satisfaction des clients.
  • Reporting et analyse : je peux être responsable de la réalisation de tableaux de bord et de rapports sur les ventes, les marges, les délais de livraison, etc., afin de fournir des informations clés à la direction commerciale.
  • Gestion administrative générale : j’assure par ailleurs diverses tâches administratives, comme la gestion des contrats, la mise à jour des bases de données clients, et la gestion des documents administratifs liés à la vente.

Les relances sur la gestion des factures impayées

Tout travail mérite rémunération. Certes, il existe des oublis, des retards ou des circonstances imprévues, mais il n’est guère acceptable de s’engager auprès d’un fournisseur sans être en mesure d’honorer financièrement ses engagements, ou sans avoir fait preuve d’une transparence totale à cet égard. Il est devenu habituel, hélas, de devoir recourir à des démarches fermes pour rappeler à certains clients qu’ils doivent respecter leur part du contrat, et de leur faire comprendre l’importance du travail que je consacre à la mission qui m’a été confiée. Cela va de la première relance téléphonique, suivie d’un courriel ou d’une lettre recommandée, à la mise en demeure, jusqu’à la transmission du dossier à un huissier et le suivi de l’ensemble du processus. Voilà une démarche que je maîtrise parfaitement.

Pour le BTP, la construction...

  • Gestion, et présentation des appels d’offres, marchés publics (La lettre de candidature (DC1)/La déclaration du candidat (DC2)/Les attestations fiscales et sociales/Les références et capacités techniques/Etc….
  • Réalisation des Déclarations d’Intention de Commencement de Travaux (DICT) (certification AIPR en cours), AOT (Demande d’Autorisation d’Occupation Temporaire (AOT) du domaine public), Permission de voirie, …Chrorus PRO,…,
  • j’ai obtenu mon AIPR (mars 2025) et je ne suis plus en cours.

Pour le particulier

  • demandes d’aides financières,
  • aide aux diverses déclarations,
  • dossier MDPH, RQTH, CPAM, CESU, mise sous tutelle, curatelle…
  • Accompagnement RDV avec l’administration, ou avec des interlocuteurs.

Les langues

Grâce à mon aisance dans un contexte international et à ma capacité à communiquer en anglais et en espagnol, je facilite les échanges avec une clientèle variée. Mon adaptabilité me permet de surmonter les barrières linguistiques et d’assurer une communication fluide, favorisant ainsi des interactions professionnelles efficaces.